06.07.2007
Kleinaufträge effizient abwickeln
Prozessoptimierung mit dem ZEP Ticket-System
Ein erfolgreiches Dienstleitungsunternehmen arbeitet vor allem kundenorientiert, egal ob es sich um eine Unternehmensberatung, eine Werbeagentur oder um ein Ingenieurbüro handelt. Für die Auftraggeber werden immer auch kleine Aufträge ausgeführt und abgerechnet. Dabei sollte der Verwaltungsaufwand für diese Kleinaufträge in einem vernünftigen Verhältnis zum Ergebnis stehen.
Effiziente Anwendung
Für eine besonders effiziente Abwicklung solcher Kleinaufträgen bietet der Hersteller provantis IT Solutions das Modul ZEP Ticket-System für seine projektorientierte Zeiterfassungssoftware ZEP an.
Das Ticket-System ist komplett in ZEP integriert und beinhaltet entsprechend alle Vorteile des webbasierten Systems, so werden die Daten nur ein Mal in einer zentrale Datenbank erfasst und stehen stets aktuell für linien- und projektbezogene Auswertungen zur Verfügung.
Praktische Umsetzung
In der praktischen Umsetzung läuft der Prozess der Auftragsabwicklung wie folgt ab: der Auftrag wird angenommen und im System als Ticket eingegeben. Der Auftrag kann mit Teilaufgaben weiter präzisiert werden und wird einem oder mehreren Bearbeitern zugewiesen. Die aufgewendete Bearbeitungszeit wird auf dieses Ticket gebucht. Ist der Auftrag erledigt, kann das Ticket in der Umsatzabrechnung einzeln mit dem genauen Zeitaufwand und den entsprechenden Kosten aufgeführt werden. Besonders effizient ist der zusätzliche Einsatz des Moduls Faktura. Für den Auftrag wird automatisch eine Rechnung gestellt, einzeln oder auch im Zusammenhang mit einem Projekt.
Flexibler Einsatz
Die Struktur eines Tickets in ZEP entspricht der Definition des klassischen Arbeitspakets. Dadurch ist das ZEP Ticket-System im praktischen Einsatz außerordentlich flexibel. Tickets können gleichzeitig auch für die interne Aufgabenverwaltung (To-Do-Listen), für Fehlermeldungen (Trouble-Tickets) oder für Kundenwünsche und Fragen (Support-Tickets) zu einzelnen Projekten erstellt, verwaltet und ausgewertet werden.
Fazit
Gute Software trägt dazu bei, Geschäftsprozesse in Unternehmen zu optimieren und damit Zeit und effektiv Geld zu sparen. Hier liegt auch der Schwerpunkt von ZEP. ZEP ist bereits bei über 150 Unternehmen in den täglichen Arbeitsablauf eingebunden. ZEP bietet kleinen und mittleren Unternehmen eine effektive Lösung zur vollständigen Aufwandserfassung und zur projektorientierten Auftragsabwicklung.
